I. Mục đích xác thực khi đăng nhập hệ thống

· Tăng cường tính bảo mật cho người dùng khi sử dụng hệ thống, giảm rủi ro bằng cách xác thực thông qua mã OTP/ mã xác thực từ App Google Athenticator (GA)

· Hệ thống áp dụng: Tất cả hệ thống thuộc quản lý của SSO

· Hệ thống SSO bao gồm các hệ thống như bên dưới, quyền đăng nhập các hệ thống tùy vào phân quyền chức năng nghiệp vụ của người dùng.

II. Phân loại người dùng cần xác thực khi đăng nhập hệ thống:

Lưu ý:

· Đối với các người dùng đã kích hoạt xác thực qua hệ thống VAS- Dịch vụ tiện ích trước đó sẽ không cần xác thực lại từ đầu.

· Đối với người dùng chưa kích hoạt VAS thì sẽ phải kích hoạt 2 lần (SSO 1 lần và VAS 1 lần)

· Khi đăng nhập hệ thống SSO, người dùng sẽ chỉ cần nhập lại mã GA trên App để đăng nhập. (Sử dụng chung mã GA với VAS).

Khi thực hiện hoàn tất giao dịch VAS thì vẫn sử dụng mã GA của VAS.

III. Hướng dẫn cài GA :

Bước 1: Tải App GA từ App store (IOS) hoặc CH play (Android) về điện thoại.

Bước 2: Mở App đã tải và chọn “bắt đầu”

Màn hình App hiển thị phương thức tạo mã GA cho lần đầu đăng nhập App.

IV. Hướng dẫn sử dụng mã OTP/ mã xác thực GA cho mỗi lần đăng nhập:

1. Thao tác xác thực cho lần đăng nhập đầu tiên:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống SSO theo link https://sso.f88.vn

Màn hình hiển thị thông tin như sau:

Bước 2: Bấm chọn “Nhận vào đây để nhận mã OTP”. Hệ thống gửi mã OTP bằng tin nhắn SMS về SĐT đăng kí trên hệ thống 1Office.

Nội dung: “Ma xac thuc OTP F88 cua ban la xxxxxx. KHONG cung cap, chia se ma OTP nay cho nguoi khac”

Bước 3: Quay lại màn hình SSO, nhập mã OTP từ tin nhắn. Chọn “Hiển thị QR Code”

Lưu ý: Mã xác thực có hiệu lực trong thời gian 5 phút và tối đa có thể nhập sai OTP 5 lần.

Bước 4: Màn hình hiển thị mã QR của người dùng:

Lưu ý: Mã QR này là bảo mật, tuyệt đối không cung cấp, chia sẻ cho bất kì ai. 

Bước 5: Mở App GA đã tải trên điện thoại và thực hiện quét mã QR ở bước trên

Bước 6: App GA tạo thông tin xác thực, bao gồm:

(1) : IAM (email người dùng): dùng cho hệ thống SSO

(2) : Mã GA xác thực người dùng. Mã GA này sẽ liên tục thay đổi 30s/ lần.

Nhập mã GA đang hiển thị trên App vào màn hình SSO và sau đó bấm chọn “Hoàn tất xác thực”

Bước 7: Sau khi hoàn tất xác thực, màn hình SSO sẽ hiển thị các hệ thống được phân quyền theo user của người dùng.

Người dùng bấm chọn vào hệ thống cần xử lý giao dịch như thao tác bình thường.

2. Thao tác xác thực khi đăng nhập từ lần thứ 2 trở đi.

Với lần đăng nhập thứ 2 trở đi, người dùng sẽ chỉ cần xác thực mã GA trên App là đăng nhập được hệ thống.

· Đăng nhập: tên đăng nhập và mật khẩu

· Hệ thống yêu cầu nhập mã GA hiển thị trên App GA ở điện thoại

LINK VIDEO CLIP HƯỚNG DẤN: TẠI ĐÂY

Lưu ý:

· Người dùng luôn cần mang theo điện thoại khi đăng nhập vào hệ thống

· Tuyệt đối không lưu lại/ chia sẻ mã QR/ mã GA cho bất cứ ai

3. Cơ chế số lần nhập sai:

3.1. Trường hợp nhập sai mã OTP gửi qua SMS khi quét mã QR trên hệ thống SSO:

•  Kể từ thời điểm hiển thị mã QR, nếu quá 3 phút mà người dùng chưa xác nhận được mã OTP gửi qua SMS thì hệ thống sẽ chuyển về màn Đăng nhập => Gửi lại OTP SMS => Xác minh OTP từ SMS.
•  Nếu 3 phút (nhập quá 5 lần sai OTP gửi từ SMS) => Khóa 5 phút. => lần 1 => Màn hình quay về bước Đăng nhập => Gửi lại OTP SMS => Xác minh OTP từ SMS.
• Nếu 3 phút (nhập quá 5 lần sai OTP gửi từ SMS) => Khóa 5 phút. => lần 2 => Màn hình quay về bước Đăng nhập => Gửi lại OTP SMS => Xác minh OTP từ SMS.
• Nếu 3 phút (nhập quá 5 lần sai OTP gửi từ SMS) => Lần 3=> Khóa user vĩnh viễn => Màn hình quay về bước Đăng nhập

3.2. Trường hợp nhập sai mã GA hiển thị trên App GA:

• Nếu 3 phút (nhập quá 5 lần sai mã GA) => Khóa 5 phút. => lần 1 => Màn hình quay về bước Đăng nhập => Nhập lại mã GA trên App GA
• Nếu 3 phút (nhập quá 5 lần sai mã GA) => Khóa 5 phút. => lần 2 => Màn hình quay về bước Đăng nhập => Nhập lại mã GA trên App GA
• Nếu 3 phút (nhập quá 5 lần sai mã GA) => Lần 3 => Khóa user vĩnh viễn.=> Màn hình quay về bước Đăng nhập

3.3. Câu thông báo hiển thị màn hình:

+ Tạm khóa 5phút: Tài khoản tạm khóa trong vòng 5 phút do nhập sai mã GA quá 5 lần.

+ Khóa user vĩnh viễn: Tài khoản bị khóa do nhập sai mã GA quá số lần quy định. Vui lòng liên hệ IT!

4. Thao tác xác thực khi người dùng đổi số điện thoại (SĐT) sử dụng:

· Bước 1: Email đến HR ([email protected]), cc TPGD, QLKV, RRHD ([email protected]) , cấp quản lý trực tiếp (nếu là nhân sự HO) để được HR hỗ trợ cập nhật lại SĐT hệ thống 1Office

· Bước 2: Xóa mã GA cũ đang gán theo SDT cũ trên App GA

Vì khi xác thực theo SĐT mới, App sẽ tạo thêm 1 mã GA khác trùng thông tin gán với SDT cũ, gây nhầm lẫn khi nhập mã GA.

(*) Điện thoại Android:

+ Bấm giữ mã GA cần xóa

+ Bấm chọn hình thùng rác để xóa mã GA không sử dụng nữa

(**) Điện thoại IOS:

(1) Chọn biểu tượng dấu ba chấm

(2) Chọn "edit" / chọn "chỉnh sửa"

(3) Chọn mã GA cần xóa:

(4) Chọn biểu tượng để xóa 

(5) Xác nhận việc xóa mã GA

· Bước 3: Đăng nhập hệ thống SSO để xác thực lại từ đầu, thao tác tương tự như phần IV- mục 1.

Tuy nhiên, tại bước 5: vì đã sử dụng App GA trước đó, nên việc tạo lại mã GA sẽ thao tác như sau:

+ Chọn biểu tượng dấu cộng

+ Chọn “Quét mã QR”

Các bước còn lại thực hiện tương tự.

5. Thao tác xác thực khi người dùng thay đổi thiết bị (điện thoại) khác để sử dụng:

Trường hợp người dùng thay đổi thiết bị (Điện thoại) khác, để vào được hệ thống, người dùng cần thực hiện:

Bước 1: Báo ticket trên dichvunoibo.f88.vn cho IT để nhờ IT khởi động lại mã GA trên hệ thống.

Nội dung ticket ghi rõ thông tin nhân sự cần hỗ trợ + bối cảnh đổi thiết bị (điện thoại) sử

dụng

Bước 2: Cài App GA trên thiết bị (điện thoại) mới - hướng dẫn Mục III bên trên

Bước 3: Sau khi IT đã hỗ trợ khởi động lại xác thực, người dùng đăng nhập vào hệ thống và thực hiện theo các bước hướng dẫn ở mục IV- phần 1 bên trên.

Nghĩa là người dùng phải thực hiện xác thực lại từ đầu trên thiết bị mới để tạo lại mã GA trên App.

Bước 4: Hoàn tất xác thực và sử dụng mã GA trên thiết bị (điện thoại) mới để đăng nhập hệ thống

Lưu ý: Khi IT đã khởi động để người dùng xác thực lại, đồng nghĩa với việc mã GA trên thiết bị (điện thoại) cũ sẽ không sử dụng được nữa.

- Trường hợp, người dùng đổi cả SDT và thiết bị (điện thoại) mới, người dùng thực hiện

• Bước 1: Email cho HR ([email protected]) , cc cho các bên liên quan để đổi SDT trên hệ thống 1Office
• Bước 2: Ticket trên dichvunoibo.f88.vn cho IT để khởi động lại mã xác thực trên hệ thống do đổi thiết bị (điện thoại) sử dụng.
• Bước 3: Cài đặt App GA và thực hiện xác thực lại theo các bước hướng dẫn

V. Hướng xử lý các lỗi thường gặp:

STT	Lỗi	Hướng xử lý
1	Bấm chọn “Nhấn vào đây để nhận mã OTP” thì hệ thống hiển thị lỗi như bên dưới là do người dùng chưa có SDT trên hệ thống 1Office	Email cho HR ([email protected]) để được cập nhật SDT trên hệ thống 1Office
2	Bấm chọn “Nhấn vào đây để nhận mã OTP” thì hệ thống hiển thị lỗi như bên dưới là do định dạng SDT trên hệ thống 1Office chưa hợp lệ	Email cho HR ([email protected]) để được cập nhật SDT trên hệ thống 1Office
3	Màn hình hiển thị mã QR bị lỗi	Gửi ticket cho IT để được hỗ trợ
4	Mã OTP gửi về SDT, nếu nhập sai quá 05 lần, hệ thống sẽ khóa OTP trong vòng 05 phút.	Sau 5 phút, màn hình sẽ hiển thị lại dòng “Nhấn vào đây để nhận mã OTP”, người dùng bấm chọn lại để nhận lại mã OTP
5	Người dùng lỡ xóa mã GA trên App	Gửi ticket cho IT để được hỗ trợ
6	Người dùng đã nhập đúng mã GA trên App nhưng hệ thống báo sai mã	Gửi ticket cho IT để được hỗ trợ
7	Tại màn hình gửi SMS OTP, nhưng người dùng chờ không thấy nhận được SMS	Người dùng kiểm tra lại SDT trên 1office đã đúng SDT đang sử dụng hay chưa?  · Nếu chưa, báo HR ([email protected]) cập nhật lại.  · Nếu đúng, gửi ticket trên dichvunoibo.f88.vn để IT hỗ trợ xử lý
8	Người dùng đã điền thông tin mã GA khớp App nhưng vẫn báo lỗi sai mã GA	Người dùng kiểm tra lại điện thoại đã bật cài đặt thời gian tự động chưa?  Bản IOS: Bản Android: Sau khi đã thực hiện chỉnh cài đặt như trên nhưng vẫn bị báo lỗi, PGD thực hiện tạo ticket cho IT để hỗ trợ .